10 dicas infalíveis para acertar na contratação da música do seu evento

Hoje é dia de falar sobre os bastidores da música do seu evento. Seja em um aniversário, um open house, uma convenção corporativa, um coquetel, uma inauguração de um espaço ou mesmo na cerimônia de um casamento, acertar na escolha e contratação dos músicos é fundamental para o sucesso do evento.

A grande questão é que boa parte dos contratantes nem sempre conhece os processos sobre como funciona música ao vivo em eventos e, por isso, acaba contratando artistas sem se atentar a detalhes importantes. Para que você não tenha surpresas desagradáveis nesse processo, preparamos dicas infalíveis para acertar em cheio e fazer da música do seu evento a "cereja do bolo"!

1 - Conheça o perfil do seu evento e dos convidados

Antes de entrar em contato com o artista, entenda o perfil do seu evento e dos seus convidados. Seu evento é mais formal ou mais descolado? Seu público é mais jovem, mais refinado? Um trio de jazz, por exemplo, vai muito bem em coquetéis, jantares e condecorações, onde os convidados estarão relaxando e conversando ao som de uma boa música.

Em um aniversário, por exemplo, baladinhas animadas e conhecidas pelo público sempre funcionam bem. Formações acústicas de voz e violão, por exemplo, ficam bem interessantes quando colocamos um terceiro elemento, como um contrabaixo ou uma percussão. Eu mesma, quando percebo potencial, ofereço ideias de formações personalizadas para meus contratantes. Não existe uma regra, mas não tente contato com uma banda de blues se o seu evento é de música italiana. Se atentar a esses detalhes com bom senso sempre ajuda a acertar.

2 - Quanto mais antecedência, melhor...

Os artistas trabalham com agenda porque precisam de antecedência para preparar os trabalhos e personalizar as apresentações com qualidade. É um trabalho detalhado e cuidadoso: escolha de repertórios, adaptação de arranjos, ensaios, dinâmicas de apresentação. Além disso, existe a parte burocrática da contratação: negociação de orçamentos, fechamento de contratos, visitas técnicas e contratação de som de apoio (quando necessário).

Quanto antes houver a contratação do artista, mais garantia o contratante terá na qualidade da entrega, ampliando suas possibilidades de escolha de repertório e, claro, a disponibilidade de agenda do artista.

3 - Cheque as condições do tempo, principalmente se o evento acontecer em áreas externas

Você pensou em tudo para que o evento ocorresse perfeitamente: decoração impecável, equipe alinhada, alimentação, atrações, mas não contava que uma baita chuva começaria exatamente onde a banda iria se instalar. Pode parecer um cuidado comum, mas muitas vezes, um dia chuvoso ou extremamente quente pode prejudicar e até mesmo inviabilizar a apresentação da banda no local.

Além do risco de danificar os equipamentos, condições extremas de clima também prejudicam a atenção do público, fazendo com que os convidados procurem espaços confortáveis, longe de chuva ou calor excessivo. O ideal é sempre checar a condição do clima no dia do evento, viabilizando alternativas em áreas internas ou soluções cobertas na área externa do evento.

4 - Músicos sérios trabalham com "rider técnico"

Rider técnico é o nome do documento que compila todas as características técnicas que a banda precisa para se apresentar em seu evento. Em um rider, além dos músicos que irão compor a banda, estarão todos os equipamentos necessários para a apresentação, além de um mapa de palco, que pode ser adaptado para o local da apresentação (o que é bastante comum). Para eventos pequenos, eu costumo enviar uma foto do set da apresentação para o contratante visualizar como irá ficar. Veja a foto abaixo:

Se o evento for em um grande espaço para muitas pessoas, deve-se contratar uma empresa de áudio que forneça esses equipamentos, além de um técnico de som e equipe responsável para montagem e desmontagem.

5 - Peça uma visita técnica

A visita técnica no local do evento é interessante para que o artista conheça o local onde irá se apresentar, e, assim, levantar alguma ideia ou mesmo necessidades não identificadas à distância, como a proximidade do palco a um ponto de energia ligar os equipamentos e instrumentos musicais.

6 - Pense em soluções musicais nas pausas dos músicos durante o evento

Os músicos costumam fazer pausas entre uma entrada musical e outra, geralmente após 1 hora/1 hora e meia de apresentação. Nesse meio tempo, é interessante criar uma playlist com músicas que tenham a ver com o momento do evento, ou mesmo, optar pela contratação de um DJ ou mesmo outros músicos.

Costumo indicar aos meus contratantes DJs parceiros que eu confio ou mesmos outros músicos, como saxofonistas, por exemplo. Eles super seguram a vibe do evento quando acontecem as pausas.

7 - Se optar pela contratação de músicos de outra cidade, preveja em seu orçamento custos de deslocamento

É bastante comum contratantes optarem por contratar artistas de cidades diferentes do evento, mas muitas vezes não contam com o custo de deslocamento e estadia. Nesse processo, quando não vão de avião, geralmente são locados o deslocamento dos artistas vans ou micro-ônibus com um motorista, assim como os equipamentos e instrumentos que serão utilizados durante o evento.

Para os equipamentos do rider técnico, costumo orientar meus contratantes pela contratação de empresas locais - o que melhora bastante o custo final da locação.

8 - Peça uma reunião com o artista para explicar o que você espera da música do seu evento

É sempre bom bater um papo com o artista e explicar o que você espera da música do seu evento. Com a tecnologia, essas conversas são super acessíveis - pode ser um call no Skype, uma conferência em vídeo pelo Whatsapp ou mesmo uma conversa por telefone. Quanto mais detalhes você levantar, mais afinidade o artista terá com suas expectativas para atender o seu evento da melhor forma.

9 - Exija um contrato de prestação de serviços para apresentação musica

Só efetue o pagamento após a assinatura do contrato. Existem soluções digitais que facilitam muito esse processo, como o Docusign, que permite assinar contratos de forma totalmente digital e é super seguro, fácil e intuitivo de assinar.

O contrato é a garantia de formalização das obrigações do artista e do contratante, desde equipamentos oferecidos, duração da apresentação, condições de pagamentos, rescisões e até multas no caso de descumprimento de alguma cláusula. Lembre-se de pedir para inserir no contrato qualquer pedido especial, como por exemplo, a exigência de um dress-code específico ou música no evento.

10 - Ofereça condições básicas de trabalho para os músicos

Assim como os convidados da sua festa ou evento, dependendo da quantidade de horas de trabalho, os músicos e equipe precisam se alimentar e se hidratar. Ofereça alimentação adequada para os artistas, assim como um local para que eles se instalem durante as pausas. Atente-se para temperaturas muito altas ou baixas e locais com condições de segurança questionáveis para apresentação dos artistas. Cuidando desses detalhes com carinho e atenção pode ter certeza que o seu evento será um sucesso!

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